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Mein Scovox Dashboard

01 · schule

Schulprofil und Zugang

schulcode Interner eindeutiger Code fuer diese Schule. schulname Name, der in Verwaltung und Vorschau angezeigt wird. bot-name Name des Chatbots in App und Website. begruessung Erster Satz, den Nutzer im Chat sehen. oeffentlichen gast-chat erlauben Nicht angemeldete Nutzer koennen mit Schulcode Fragen stellen. Sie sehen nur Inhalte, die fuer Gaeste freigegeben sind. verantwortliche stelle Schule oder Schultraeger, der ueber Zweck und Inhalte des Bots entscheidet. datenschutzkontakt Pflichtkontakt der verantwortlichen Stelle fuer Datenschutzanfragen. datenschutzbeauftragte/r Falls nicht angegeben, muss die Schule ueber den Datenschutzkontakt erreichbar bleiben. datenschutz-url der schule Oeffentliche Datenschutzhinweise der verantwortlichen Stelle. rechtsgrundlage Von der verantwortlichen Stelle dokumentierte Grundlage fuer den Schulbot. produktivstatus Produktiv erst nach AVV, Datenschutzpruefung und Freigabe. Produktivmodus ist erst nach vollstaendiger Datenschutzfreigabe moeglich.

aufbewahrungsfristen

chatprotokolle Automatische Loeschung nach dieser Anzahl Tage. rueckmeldungen Bewertungen und Hinweise zur Antwortqualitaet. chattexte speichern Standard: aus. Bei aus werden Frage und Antwort minimiert protokolliert. website-indexierungen Technische Crawl-Protokolle und Zwischenstaende. archivierte quellen Deaktivierte Quellen bis zur endgueltigen Entfernung. datenschutzprotokoll Nachweise zu blockierten Zugriffen und Schutzentscheidungen.

AVV Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Schule/Schultraeger und edfy. AVV-version Version des Scovox-AVV, der fuer diese Schule gilt. TOM-version Version der technischen und organisatorischen Massnahmen. AVV-referenz Aktenzeichen, Vertragsnummer oder interne Referenz. AVV angenommen durch Name oder Funktion der zeichnungs-/freigabeberechtigten Stelle. AVV-abschlussdatum Datum der Unterzeichnung oder dokumentierten Annahme. DSFA Datenschutz-Folgenabschaetzung fuer diesen Schulbot. DSFA-risikostufe Bewertung der verantwortlichen Stelle nach Schwellwertpruefung. DSFA geprueft durch Name oder Funktion der datenschutzrechtlich pruefenden Stelle. DSFA-abschlussdatum Datum der Schwellwertpruefung oder abgeschlossenen DSFA. DSFA-begruendung Kurze dokumentierte Entscheidung, warum keine DSFA erforderlich ist oder welche Massnahmen aus der DSFA folgen.

produktivreife

02 · rollen

Rollen und Zugriffe

Nutzerrechte werden mit der Bereitstellung der Inhalte individuell vergeben.

Zugeordnete Nutzer

03 · wissensbasis

Antwortwissen fuer den Chatbot

Bereiche ordnen Quellen fachlich. Sie helfen bei Pflege, Kontrolle und spaeteren Filtern; die Antwort entsteht weiterhin aus den freigegebenen Quellen und der KI-Indexierung.

Datenschutz vor dem Speichern pruefen. Quellen sollen nur Informationen enthalten, die fuer den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Sensible personenbezogene Daten, Konferenzprotokolle mit Namen, Gesundheitsdaten oder Leistungsdaten duerfen nur nach Freigabe durch die verantwortliche Schule und mit passender Rollenfreigabe verarbeitet werden. Der Server blockiert riskante Inhalte, wenn diese Einstufung fehlt.

Websites als Wissensquelle speichern

website-adressen Eine Adresse pro Zeile. titel Name fuer diese Wissenssammlung. bereich Ablage fuer die importierten Inhalte.

datenschutzpruefung einstufung enthaelt personenbezogene daten enthaelt sensible daten fuer gastzugang oeffentlich geeignet freigabe der verantwortlichen stelle liegt vor schule verantwortet diese website rechtsgrundlage fuer diese website geprueft sichtbarkeit fuer rollen geprueft verantwortliche stelle fuer diese website pruef- oder freigabegrundlage datenschutzpruefung abgeschlossen

Gespeicherte Quellen

KI-Indexierung noch nicht geprueft

04 · downloads

Dateien und Formulare bereitstellen

05 · auf einen blick

Kurze Hinweise fuer die App-Startseite

06 · pruefen

Rollenansicht und Qualitaet kontrollieren

rolle fuer vorschau

auf einen blick

quellen

downloads

feedback

chatverlauf

07 · datenschutz

Datenschutz und KI-Grenzen

Scovox ist fuer schulische Auskunft und Wissensbereitstellung gedacht. Nicht fuer Benotung, Leistungsbewertung, Profilbildung, Verhaltensueberwachung oder automatisierte Entscheidungen.

Vor Freischaltung klaeren

Verantwortliche Stelle und Auftragsverarbeitung mit Schule oder Schultraeger festlegen.
Rechtsgrundlage und Zweck fuer jede Schule dokumentieren.
Schulische Datenschutzbeauftragte einbinden, bevor personenbezogene Inhalte importiert werden.

Quellen sauber halten

Nur erforderliche Informationen importieren.
Rollenfreigaben vor dem Indexieren pruefen.
Veraltete oder falsche Quellen archivieren oder loeschen.

Chatbetrieb begrenzen

Nutzer sollen keine sensiblen personenbezogenen Daten in Fragen eingeben.
Antworten muessen Quellen anzeigen und duerfen fehlendes Wissen nicht erfinden.
Chatprotokolle dienen Qualitaetssicherung und muessen regelmaessig geloescht werden.

produktivreife

Datenschutzfreigabe offen

Fehlende Nachweise

Unterauftragsverarbeiter und Transfers

Weisungsregister

Verzeichnis der Verarbeitungstaetigkeiten

Freigegebene Datenschutzdokumente

DSFA- und Schwellwertpruefungen

Vorfallregister

Datenschutzprotokoll

Automatisch protokolliert. Diese Liste zeigt Datenschutz- und Freigabeereignisse dieser Schulinstanz, ohne Frageinhalte oder Quelltexte offenzulegen.

Datenschutzanfragen

Schulbezogen dokumentiert. Auskunfts- und Loeschanfragen werden fuer diese Scovox-Schulinstanz separat erfasst und mit Bearbeitungsfrist angezeigt.

Datenschutzerklaerung oeffnen Datenschutzkonzept oeffnen AVV und TOM oeffnen

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chat

downloads

auf einen blick

Schulprofil und Zugang

produktivreife

Rollen und Zugriffe

Nutzer zuordnen

Zugeordnete Nutzer

Antwortwissen fuer den Chatbot

Quelle manuell anlegen

Datei als Quelle importieren

Websites als Wissensquelle speichern

Gespeicherte Quellen

Dateien und Formulare bereitstellen

Kurze Hinweise fuer die App-Startseite

Rollenansicht und Qualitaet kontrollieren

auf einen blick

quellen

downloads

feedback

chatverlauf

Datenschutz und KI-Grenzen

Vor Freischaltung klaeren

Quellen sauber halten

Chatbetrieb begrenzen

Datenschutzfreigabe offen

Fehlende Nachweise

Unterauftragsverarbeiter dokumentieren

Unterauftragsverarbeiter und Transfers

Weisung dokumentieren

Weisungsregister

Verarbeitungstaetigkeit dokumentieren

Verzeichnis der Verarbeitungstaetigkeiten

Dokumentversion freigeben

Freigegebene Datenschutzdokumente

DSFA-Pruefung dokumentieren

DSFA- und Schwellwertpruefungen

Datenschutzvorfall erfassen

Vorfallregister

Datenschutzprotokoll

Datenschutzanfragen